Hur man: vidarebefordrar e-post till ditt huvudsakliga gmail-konto så att Google nu ser det

Ta dig tid att ställa in några filter, så aktiverar du en mycket bättre Google Now-upplevelse

Så mycket som vi skulle älska att kondensera alla våra digitala liv till bara en e-postadress är det helt enkelt inte möjligt. Och nu med tjänster som Google Nu som skannar vår e-postinkorg för att yta relevant information - som skickade paket, kommande flygningar, påminnelser om evenemang och liknande - på andra platser är det ännu mer besvärligt när du har data strövat över flera adresser. Google Now blir kraftfullare varje vecka med ytterligare funktioner, men bara om du har allt som landar i en inkorg.

Med lite arbete från din sida och några filter kan du ge Google Nu den information den behöver så att du kan använda den till fullo - och du behöver inte stänga av alla dina andra e-postadresser för att göra det. Skär ut en tidsperiod, öppna upp alla dina e-postkonton och låt oss visa dig hur du gör det här.

En svår situation

Jag använder regelbundet två olika e-postadresser - en personlig adress som används för mest allt och ett Google Apps-konto för här på AC. Även om den viktigaste informationen som jag skulle vilja att Google Nu ska se land på mitt personliga konto, inte arbetsrelaterade objekt. Det betyder att om jag har en arbetsresa planerad med flyg- och hotellinformation som landar på mitt arbetskonto, när jag öppnar Google Now på min telefon eller webbläsare vet det ingenting om den kommande informationen.

Google Now har för närvarande inte ett system för att övervaka flera konton samtidigt, så det enda alternativet är att vidarebefordra e-post från ditt sekundära konto till det huvudsakliga Gmail-kontot som Google Nu är inställt för att använda.

Nu är naturligtvis det enklaste sättet att göra detta manuellt vidarebefordra bekräftelsemail för flyg, hotell, paket och möten till ditt huvud Gmail-konto. När de landar där är det rättvist spel för Google att analysera och ta fram relevant information, även om de inte ursprungligen skickades till den adressen. Men chansen är stor att du inte vill vidarebefordra varje e-post manuellt, sedan måste se det sitta i din inkorg och måste ta itu med det en gång till. Det är här filter kommer in.

Filtrera vidarebefordrade meddelanden i ditt huvudkonto

I Gmail kan du filtrera meddelanden efter avsändare, nyckelord, ämne och mer, vilket gör det enkelt att agera meddelanden så fort de kommer. För vårt bruk vill vi skapa ett filter i vår huvudsakliga Gmail-inkorg för att hantera meddelanden som vidarebefordras från våra andra konton och lägga dem i en separat mapp. Till exempel:

Du kan skapa filter antingen genom att först vidarebefordra ett e-postmeddelande till dig själv och välja "filtermeddelanden som dessa" från "Mer" -menyn i Gmail på webben, eller så kan du starta från inställningsmenyn och fliken "filter" (jag rekommenderar senare). För min användning har jag två filter som är inställda för att ta alla e-postmeddelanden som kommer från min e-postadress och fungera korrekt. Jag har skapat både ett filter som letar efter allt som kommer från den arbetsadressen, men också för alla e-postmeddelanden till den adressen - eftersom meddelanden som genereras från system och skickas till min arbetsmail kommer att ha adressen i fältet "till:". I båda fallen är resten av filtret detsamma - när e-post kommer, arkiverar filtret direkt det, markerar det som läst, lägger det i en mapp (så jag kan se allt vidarebefordrat på ett ställe) och skickar det aldrig till skräppost.

Nu när jag väljer att skicka något över för Google Now att se kommer mitt huvud Gmail-konto att ta emot det och arkivera det fint. Det bästa med det här systemet är att även om du aldrig ser det gör Google Now det eftersom det är någonstans i din e-post. Jag kan fortfarande se e-postmeddelandet i mitt arbetskonto och handla naturligtvis efter det, men nu tar Google Now den informationen också.

Ännu bättre: Auto-vidarebefordra e-post från dina andra konton

Nu har du ett filter (eller filteruppsättning) på ditt huvudsakliga Gmail-konto för att hantera vidarebefordrade meddelanden, men det kräver fortfarande att du vidarebefordrar dem manuellt från dina andra konton för att starta saker. För att automatisera denna process helt kan du också ställa in filter på dina andra konton som hanterar vidarebefordran. Nu är naturligtvis systemet för att automatiskt vidarebefordra e-post annorlunda på Outlook, Yahoo, Gmail och alla andra e-postleverantörer där ute, men jag förklarar processen generellt med Gmail som ett exempel.

E-postmeddelandet som du vill skicka till ditt huvudsakliga Gmail-konto för Google Nu faller vanligtvis bara i en handfull kategorier - meddelanden om paketförsändelser, bekräftelse av flyg och hotell (och ändringar) och liknande saker. Vad du vill göra på varje sekundärt konto är att skapa ett filter för att vidarebefordra alla dessa e-posttyper till ditt huvudsakliga Gmail-konto när de kommer.

Till exempel skapade jag filter så att när ett e-postmeddelande anländer till min arbetsinkorg från "[email protected]" - e-postadressen för Alaska Air-bokningar - skickas det direkt till mitt huvud Gmail-konto. Det är det, filtret behöver inte röra någonting annat, och e-postmeddelandet kommer att visas olästa i inkorgen som det skickades till precis som tidigare. (Medan du är på det kan du göra att samma filter gör saker som att aldrig skicka det e-postmeddelandet till skräppost eller automatiskt stjärna det när det kommer.) Gör samma sak för e-postbekräftelser från Amazon, eller någon annan leverantör som skickar dig e-post som Google Now kan potentiellt tolkas när du vidarebefordrar det.

Om den andra delen av hur man verkar vara lite förvirrande beror det på att det är förvirrande. Att få rätt filter och ställa in automatiska vidarebefordringsadresser är inte enkla grejer, och du kanske måste tänka lite för att få det att fungera - särskilt om du har flera e-postadresser att hantera.

Kommer hela cirkeln

Med båda dessa filtertyper på plats är det detta som händer:

1. Hypotetisk flygboknings-e-post kommer till ditt sekundära e-postkonto.
2. Filter tar automatiskt tag i det och vidarebefordrar det till ditt huvudsakliga Gmail-konto.
3. Filter på huvud Gmail tar e-post, tar bort det från inkorgen, arkiverar det ordentligt i mappen.
4. Google Nu kan nu visa dig flygbokningen, även om den ursprungligen inte skickades till ditt primära Gmail-konto.

Det är en hel del arbete att göra bara för att Google Now ska ha information från flera e-postkonton, men tills Google lägger till möjligheten att följa flera konton är detta den enda verkliga lösningen. Men när du väl har upprättat detta, kommer du att befinna dig i en värld av e-post och Google Now bliss, där allt framåt, tas emot, och du kan hitta rätt var du vill ha det hela tiden.