Skillnaden mellan arkivering och radering i gmail

Vet vad du ska göra med allt du får i Gmail

För de flesta är Gmail ett av de viktigaste verktygen i deras dagliga liv. Problemet är att de flesta får så många e-postmeddelanden att det är svårt att hålla din inkorg organiserad och inte full av slumpmässiga, onödiga e-postmeddelanden. Gmail erbjuder användarna flera sätt att organisera och sortera sina e-postmeddelanden i olika mappar, flikar och taggar men i en tid där Googles sökning kan skanna miljontals ord per sekund varför är det nödvändigt att lägga så mycket ansträngning för att hålla din Gmail organiserad? Lyckligtvis har Gmail ett arkiveringsverktyg som hjälper dig att rensa gränssnittet utan att få dig att spendera flera dagar på att placera varje e-post i en särskild mapp.

Vad är arkivering?

Handlingen med att arkivera ett e-postmeddelande i Gmail tar det och placerar det i en mapp där det kommer att fortsätta att existera men kommer inte längre att röra din inkorg. Det bästa med detta är att det fortfarande kommer att vara tillgängligt i framtiden om det behövs. Gmail hanterar denna uppgift fantastiskt eftersom det gör att användare snabbt och enkelt kan arkivera sina e-postmeddelanden.

Vad tar bort?

När du väljer att ta bort ett e-postmeddelande skickas det till en papperskorg. Den här mappen fungerar som en säkerhetskopia bara om du inte menade att bli av med ett e-postmeddelande. En del människor använder också papperskorgen som en dumpningsplats för e-postmeddelanden som de inte anser vara så tillräckligt viktiga att ha i sin inkorg. Problemet med detta är att Gmail raderar automatiskt e-post som placerats i papperskorgen efter 30 dagar. Så när du använder papperskorgen som ett verktyg för att rensa din inkorg kan tyckas vara en bra idé, vet du bara att du förmodligen kommer att förlora ett e-postmeddelande som du behöver i framtiden.

Varför du ska arkivera dina e-postmeddelanden

Säg att du har en konversation med någon och att information som en adress eller telefonnummer utbyts. För närvarande kan du skriva ner eller spara allt som behövs så att du bestämmer dig för att radera konversationen eftersom du inte ser någon punkt att få det att röra i din inkorg längre.

Föreställ dig nu hur mycket tid du aldrig skulle behöva titta tillbaka på den konversationen eller hämta information från dessa e-postmeddelanden men av någon anledning, nu gör du det. Om du raderade e-posttråden skulle du inte kunna se tillbaka och enkelt hitta det du letar efter. Om du arkiverar ett e-postmeddelande kommer du inte längre att behöva se det sitta i din inkorg utan kommer också att ha sinnesfrid att veta att om du behöver, kommer en snabb sökning att få det tillbaka till dig.

Dessutom finns alla dina arkiverade e-postmeddelanden i mappen "All Mail" som finns i navigeringslådan. E-postmeddelanden är inte organiserade när de har arkiverats men om du behöver snabb åtkomst till ett nyligen arkiverat e-postmeddelande kommer det att vara nära toppen av listan.

Hur du arkiverar ett e-postmeddelande i Gmail på Android

Det finns tre snabba och enkla sätt att arkivera dina e-postmeddelanden. Två av dessa metoder är för att arkivera enskilda e-postmeddelanden och den tredje är ett sätt att välja flera e-postmeddelanden och arkivera dem för senare användning.

Det snabbaste, enklaste och mest olycksutsatta sättet att arkivera ett e-postmeddelande är att svepa bort det medan du tittar på listvy över alla dina e-postmeddelanden i din inkorg. Eftersom de flesta Android-användare är vana med att komma åt navigeringslådan från att svepa från vänster kant på skärmen är det lätt att av misstag skicka e-postmeddelanden för att arkiveras. Lyckligtvis, direkt efter att du har tagit bort ett e-postmeddelande, tillåter Gmail dig att ångra din åtgärd bara genom att trycka på en ångra-knapp som visas i flera ögonblick efter arkivering.

I Gmail-inställningar kan du snabbt stänga av den här funktionen om du gör det mycket vid en olycka eller bara inte har något behov av funktionen. För att göra detta, öppna upp navigeringslådan, bläddra ner till botten där inställningarna finns, ange allmänna inställningar, och alternativet andra uppifrån ger dig valet att slå på eller av "svep till arkiv."

Det andra sättet att arkivera ett e-postmeddelande är när du tittar på en enskild meddelandetråd. När du har läst innehållet i ett e-postmeddelande hälsas du med flera alternativ i aktivitetsfältet. En av de flera ikoner som väntar på dig är en som verkar vara en ruta med en pil som pekar nedåt. Det här är arkivknappen. Om du väljer detta när du tittar på e-postmeddelandet skickas du tillbaka till din inkorg och en status visas längst ner på skärmen i flera sekunder som berättar att e-postmeddelandet har arkiverats. Om du inte tänkte arkivera ett e-postmeddelande finns det en ångringsknapp som du kan välja för att ta tillbaka din e-post till sin ursprungliga plats.

Slutligen, om du går igenom din inkorg och bestämmer att det är dags att verkligen rensa den, kommer den sista metoden att göra detta snabbt och enkelt att göra. När du tittar på din inkorg i listvyn kan du klicka på avsändarens bild (normalt en färgad ruta med den första bokstaven i avsändarens namn inuti den) eller trycka länge på ett e-postmeddelande för att välja den.

Fortsätt processen med att välja fler e-postmeddelanden och när allt du vill arkivera markeras klickar du på samma rutaikon med den nedåtvända pilen som sitter i aktivitetsfältet. Precis som den sista metoden, direkt efter arkivering av e-postmeddelanden, visas en status längst ner på skärmen som informerar dig om att du arkiverar flera e-postmeddelanden och ger dig möjlighet att ångra din åtgärd.

Om du någonsin är orolig för att du av misstag kan arkivera eller ta bort e-postmeddelanden med någon av ovanstående metoder låter Gmail dig aktivera en funktion som lägger till ytterligare ett steg i arkivering eller radering av e-postmeddelanden. Denna behörighet lägger till en popup-dialogruta som visas när du försöker ta bort eller arkivera ett e-postmeddelande som kommer att be om en bekräftelse på att du faktiskt vill slutföra din valda åtgärd.

För att slå på detta, öppna navigeringslådan, bläddra ner till inställningar, välj allmänna inställningar och längst ner på menyn finns två kryssrutor för att aktivera bekräftelse innan du raderar och arkiverar.

Med denna nya kunskap om arkivering och radering får du din Gmail-inkorg städas upp och körs mer effektivt, samtidigt som du aldrig blir av med information som du kan behöva en dag.